La firma digitale nel settore immobiliare

La firma elettronica nella compravendita e nella locazione immobiliare: quali documenti firmare da remoto e come

Accelerata dalle esigenze imposte dalla pandemia da Covid-19, la digitalizzazione del settore immobiliare procede spedita: in particolare, il processo di dematerializzazione che ha investito il settore ha semplificato e velocizzato molte pratiche grazie alla possibilità di firmare i documenti a distanza. 

Con la firma digitale è oggi possibile firmare da remoto praticamente tutti i documenti richiesti per l’acquisto o l’affitto di un immobile, inclusi quelli che prevedono la registrazione telematica presso l’Agenzia delle Entrate.

Le firme elettroniche, però, non sono tutte uguali: rispetto alla sottoscrizione di verbali e moduli per la privacy, per esempio, un contratto preliminare di vendita richiede una firma più “forte”, capace di identificare in maniera univoca l’intestatario e garantire univocità e immodificabilità del documento. 

Immobiliare: quali documenti si possono firmare a distanza

Grazie agli aggiornamenti normativi sopraggiunti nel corso degli anni in materia di digitalizzazione, oggi è possibile affittare e persino acquistare una casa completamente da remoto. Grazie alla firma digitale, in particolare, è possibile firmare elettronicamente tutti i documenti necessari nel processo di compravendita immobiliare, dai contratti preliminari all’atto notarile. 

In breve, i documenti che possono essere firmati digitalmente in ambito immobiliare sono:

• i contratti di locazione;
• gli atti di compravendita, da sottoscrivere comunque alla presenza del Notaio;
• i contratti preliminari di compravendita;
• gli incarichi di mediazione immobiliare;
• i verbali di visita dell’immobile;
• gli incarichi professionali per la perizia di stima degli immobili;
• i moduli per la privacy e i documenti informativi sull’intermediazione immobiliare.

Le indicazioni su quali sia la firma elettronica da usare per firmare i diversi documenti delle operazioni immobiliari sono contenute nel CAD, o Codice dell’Amministrazione Digitale, che tra le altre cose equipara la firma digitale, e cioè la firma elettronica qualificata, alla firma autografa apposta in presenza.

Firma elettronica per comprare o affittare casa: quale usare?

Quando nel Codice dell’Amministrazione Digitale si parla di firma elettronica avanzata e qualificata, ci si riferisce a due tipologie di firma elettronica tra quelle previste dal regolamento europeo eIDAS. Secondo la normativa comunitaria, esistono tre tipi di firma elettronica, che differiscono essenzialmente per il livello di sicurezza che sono in grado di garantire:

• FES - Firma Elettronica Semplice: coincide con semplici associazioni di dati elettronici come l’inserimento di username e password o di un PIN e non ha validità legale, motivo per cui non dovrebbe essere usata per firmare documenti e contratti;
• FEA - Firma Elettronica Avanzata: soddisfa alcuni importanti requisiti di sicurezza, in quanto idonea a garantire l’identità dell’intestatario e l’immodificabilità dei documenti sottoscritti. Esempi di FEA sono la firma grafometrica su tablet, la firma con OTP via SMS e la firma con SPID;
• FEQ - Firma Elettronica Qualificata, come la firma digitale: è rilasciata da un Prestatore di Servizi Fiduciari qualificati e prevede l’uso di un dispositivo di firma (Smart card, token, app verificata, etc.). Rientrano in questa tipologia di firma anche le firme remote tramite OTP che utilizzano app rilasciata da un ente certificatore riconosciuto dall’AgID, come la Firma Remota InfoCert e la Firma Aruba OTP Mobile.

L’Art. 21 del CAD stabilisce che è possibile sottoscrivere con firma elettronica qualificata o con  firma digitale le scritture private di cui all’articolo 1350 del codice civile, tra cui rientrano gli atti che trasferiscono proprietà, i contratti di locazione e gli atti di divisione dei beni immobili.

Per tutti gli altri documenti prodotti nel corso di una procedura di locazione o di compravendita immobiliare, come i verbali e le informative, in teoria è sufficiente la Firma Elettronica Avanzata. Come vedremo più avanti, però, questo tipo di firma non può essere utilizzato per sottoscrivere documenti da sottoporre all’Agenzia delle Entrate, che richiede esplicitamente la FEQ o firma digitale.

La firma elettronica nella compravendita immobiliare

I documenti che vengono prodotti nel corso di una compravendita immobiliare sono essenzialmente due: il contratto preliminare, chiamato anche “compromesso”, e il vero e proprio atto di compravendita, che viene sottoscritto dalla parti alla presenza di un notaio e determina l’effettivo trasferimento del bene immobiliare.

Il preliminare di compravendita ammette esclusivamente firme elettroniche di tipo qualificato, in quanto l’articolo 1351 del codice civile stabilisce che “il contratto preliminare è nullo se non è fatto nella stessa forma che la legge prescrive per il contratto definitivo”. Nonostante il preliminare non trasferisca la proprietà dell’immobile, quindi, deve essere sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, pena la nullità del contratto.

La firma elettronica avanzata nella compravendita immobiliare

Per quanto riguarda l’atto di compravendita, invece, che deve essere sottoscritto alla presenza di un notaio, è sufficiente una firma elettronica avanzata come la sottoscrizione manuale dei documenti in teleconferenza, che viene poi firmata digitalmente dal notaio. 

Nel caso dell’atto notarile telematico, infatti, al notaio spetta non soltanto l’autenticazione dell’atto, ma anche l’apposizione della firma elettronica qualificata che permetterà la registrazione dell’atto presso l’Agenzia delle Entrate.

I moduli per la privacy, gli incarichi ai periti e le informative sulla disciplina dell’intermediazione immobiliare, possono essere sottoscritti con FES, FEA o FEQ. L’incarico al mediatore immobiliare, la proposta di acquisto e i verbali di visita dell’immobile ammettono invece soltanto firme di tipo FEA e FEQ.

Come firmare un contratto di locazione a distanza

Anche i contratti di locazione possono essere firmati a distanza con la firma elettronica: quale firma usare, in questo caso, dipende essenzialmente dalla durata del contratto di locazione. Per il diritto italiano, infatti, i contratti di locazione di durata inferiore a 9 anni vengono redatti con semplici scritture private, mentre quelli di durata superiore a 9 anni richiedono la trascrizione del contratto, e quindi necessitano dell’autenticazione del notaio.  

Contratti di locazione inferiori a 9 anni: quale firma usare?

I contratti di locazione, specifica l’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 23/E dell’8 aprile 2021, devono essere sottoscritti con firma digitale o qualificata, l’unica ammessa per gli atti che vanno registrati presso l’Agenzia. 

Nonostante la FEA garantisca l’efficacia delle scritture private ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile, infatti, questo tipo di firma non è compatibile con l’obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate.

In sostanza, il contratto firmato con FEA è valido ai sensi del CAD, ma non risponde ai requisiti per la registrazione e conservazione a norma da parte dell’Agenzia delle Entrate, quindi deve essere munito di una firma forte che ne consenta la gestione da parte dell’Ente.

Affitto superiore a 9 anni: basta la firma elettronica avanzata

I contratti di locazione della durata superiore a 9 anni, invece, richiedono la trascrizione del contratto da parte di un notaio, per cui ammettono la sottoscrizione con FEA in forza dell’autenticazione operata dal notaio. 

Come disposto dall’articolo 25 del CAD, infatti, si considera riconosciuta e legalmente valida “la firma elettronica, o qualsiasi altro tipo di firma avanzata, autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato”. 

Firma digitale e registrazione dei contratti all’Agenzia delle Entrate

Come accennato sopra, l’obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate implica l’uso di una firma digitale o FEQ, in quanto il software utilizzato dall’Agenzia non è in grado di verificare firme elettroniche di altro tipo.

Questo ha una ricaduta diretta sulla questione della firma elettronica per il settore immobiliare: tutti i documenti che devono essere registrati all’Agenzia delle Entrate, infatti, devono essere sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale.

Quali atti vanno registrati all’Agenzia delle Entrate?

Tra i documenti prodotti nel corso di una locazione o di una compravendita immobiliare, quelli per cui è valido questo discorso sono:

• tutti i contratti di locazione di durata superiore a 30 giorni, a prescindere dal canone;
• i contratti preliminari di compravendita;
• l’accettazione della proposta d’acquisto, nel caso in cui includa i termini di un contratto preliminare;
• i contratti di trasferimento di beni immobili e la locazione di aziende operanti sul territorio nazionale;
• gli atti di trasferimento di proprietà, anche immobiliare, che vengono redatti all’estero.

In conclusione, una FEQ o firma digitale permette di firmare con piena validità legale tutti i documenti necessari all’acquisto o alla locazione di una casa. Le firme più “deboli” come la FEA possono essere utilizzate soltanto per i documenti che non richiedono la registrazione all’Agenzia delle Entrate e per gli atti che vengono autenticati da un notaio o da un altro pubblico ufficiale.

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