La firma digitale per il contratto di lavoro

Smart working e digitalizzazione delle imprese: tutto quello che c’è da sapere sulla firma elettronica del contratto di lavoro

La trasformazione digitale delle imprese coinvolge anche la firma del contratto di lavoro: complice la diffusione di smart working e lavoro da remoto, molte aziende italiane fanno oggi ricorso a strumenti digitali che consentono di gestire agevolmente il lavoro e i rapporti con professionisti e dipendenti fuori sede. 

La firma elettronica del contratto, in questo contesto, completa il lungo processo di dematerializzazione delle attività delle risorse umane, estendendo le potenzialità e i vantaggi della digitalizzazione anche alla fase del reclutamento del personale.

La digitalizzazione delle imprese italiane

Mentre si lavora alla stesura del nuovo Regolamento eIDAS, che fornirà le nuove norme comunitarie per interazioni elettroniche sicure tra cittadini, aziende e pubbliche amministrazioni, la trasformazione digitale delle imprese italiane continua a passo sostenuto.

Secondo il rapporto ISTAT del 2021, il 32,3% delle PMI italiane utilizza un software ERP per la gestione dei processi aziendali, e secondo i parametri del Digital Intensity Index (DII) - che misura l’utilizzo di tecnologie digitali da parte delle imprese - circa il 20% delle aziende italiane si posiziona su livelli di digitalizzazione ‘alti’ o ‘molto alti’. 

Nonostante quindi una buona parte delle aziende italiane, il 60,8%, si fermi a un livello di competenze ‘di base’, c’è una nutrita schiera di imprese che ha abbracciato la digitalizzazione, e utilizza quotidianamente strumenti software e di automazione per lo svolgimento delle proprie attività.

Dematerializzazione delle HR e firma digitale

Contribuiscono in particolare alla dematerializzazione dei processi di reclutamento e gestione del personale le innovazioni apportate dai software HRIS (Human Resources Information Systems) e ATS (Applicant Tracking System), che consentono di automatizzare rispettivamente la gestione del team di lavoro e la selezione dei curricula.

Accelerato dalla pandemia da Covid-19 e dalla diffusione di smart working e lavoro da remoto, il processo di digitalizzazione del reclutamento del personale si affida sempre più spesso a piattaforme e strumenti di valutazione automatizzati, che facilitano il lavoro degli uffici HR e permettono di gestire in maniera veloce e sicura i rapporti con dipendenti e collaboratori fuori sede.

In questo contesto si inserisce la firma elettronica del contratto di lavoro, che permette di superare il cartaceo anche nelle fasi più delicate del reclutamento ed estende così il concetto di dematerializzazione a tutte le attività delle risorse umane.

Validità legale della firma digitale del contratto

La possibilità di firmare digitalmente documenti e contratti di lavoro è prevista dal CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale, che all’Art. 21 stabilisce che  “il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, (...) ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile”, e cioè sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa.

Come avviene per i contratti commerciali, quindi, anche i contratti di lavoro possono essere sottoscritti con una firma digitale o con una firma elettronica avanzata, che hanno piena validità legale e rendono efficace la scrittura privata.

Non tutte le firme elettroniche, però, sono indicate per la firma di un documento importante come un contratto di lavoro.

Con quale firma elettronica firmare un contratto di lavoro? 

Secondo quando disposto dal CAD, un documento informatico su cui è apposta una firma elettronica semplice “è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità”. 

La firma elettronica avanzata (FEA) e la firma elettronica qualificata (FEQ), che in Italia coincide con la firma digitale, hanno al contrario piena validità legale. Per riassumere, il regolamento eIDAS prevede tre tipologie di firme elettroniche:

• Firma elettronica semplice (FES): secondo la normativa comunitaria corrisponde a “dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”. Una combinazione di username e password, un’email o una firma biometrica sono già formalmente delle FES;
• Firma elettronica avanzata (FEA): è una firma elettronica che identifica ed è associata univocamente al firmatario, e che viene creata sotto l’esclusivo controllo del firmatario. Ne sono un esempio la firma grafometrica su tablet e la firma remota con OTP;
• Firma elettronica qualificata (FEQ), o firma digitale: in aggiunta alle caratteristiche sopra, questa firma viene creata su un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica (smart card, token, etc.), oppure è associata a un certificato elettronico qualificato.

Firma elettronica avanzata e firma digitale garantiscono l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, e come si legge nel CAD hanno l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile: possono essere quindi usate per firmare atti ufficiali, documenti e contratti - inclusi i contratti di lavoro. 

Velocizzare i processi aziendali con la firma digitale

Le firme elettroniche più forti, FEA e firma digitale, producono gli stessi effetti giuridici di una firma autografa, contribuendo in maniera sostanziale al processo di dematerializzazione delle attività connesse alla gestione aziendale.

Non sono soltanto le fasi del reclutamento del personale a godere dell’implementazione della firma digitale nel contesto dei processi aziendali: con la firma elettronica è possibile firmare anche documenti, verbali, richieste di ferie e buste paga. 

Non è un caso se le principali soluzioni software per le HR prevedano esplicitamente la possibilità di integrare service di firma elettronica, che permettono di velocizzare e rendere più efficienti il flusso di lavoro e la gestione del personale.

L’integrazione della firma digitale via API

La firma digitale può essere integrata nei software per le HR ma anche in gestionali e siti web, per rendere immediato e sicuro il processo di sottoscrizione di ordini, preventivi e contratti, e completare il processo di dematerializzazione dei documenti. 

Implementare la firma elettronica tramite API nel proprio software significa avere a disposizione uno strumento per la sottoscrizione immediata di qualsiasi documento da remoto, con la piena validità riconosciuta dalla normativa comunitaria.

In ambito HR, l’integrazione della firma elettronica per la sottoscrizione dei contratti di lavoro non soltanto permette di velocizzare le pratiche, ma consente anche di condividere i documenti da sottoscrivere prima dell’entrata in servizio dei nuovi collaboratori, garantendo un processo di onboarding più attento ed efficiente.

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