La Firma Digitale per le Certificazioni ISO

Certificazioni ISO: cosa sono, a che servono e come usare la Firma Digitale per ottenerle

Conseguire una certificazione ISO può essere molto importante per l’authority di un’impresa: acquisire queste certificazioni, infatti, dimostra che l’azienda rispetta determinati parametri di qualità stabiliti in base a uno standard riconosciuto in tutto il mondo.

Il possesso di questi requisiti viene verificato da un organismo di certificazione accreditato a livello europeo o internazionale, e si regge su una certa mole di documentazione fornita dall’azienda stessa. 

Tra le cosiddette informazioni documentate, ce ne sono molte che vanno sottoscritte dall’amministrazione o dai tecnici della società, cosa che si può fare tramite firma autografa o Firma Digitale.

Certificazioni ISO: cosa sono e a che servono

Le certificazioni ISO sono documenti che attestano la conformità dei processi aziendali a degli standard basati su norme tecniche e riconosciuti a livello internazionale. ISO, infatti, sta per International Organization for Standardization, organizzazione non governativa per la definizione di norme tecniche con sede a Ginevra, in Svizzera. 

L’ISO, che è il più importante organismo mondiale nel campo della normazione tecnica, definisce gli standard applicabili in settori assai diversi, che vanno delle unità di misura alla geografia, da medicina tradizionale cinese ai sistemi di trasporto intelligenti.

Tra le oltre 22mila norme tecniche internazionali sviluppate dall’ISO, ci sono anche gli standard di qualità dei sistemi di gestione dei processi aziendali. Le aziende, quindi, possono decidere di adeguarsi alle specifiche tecniche indicate dall’ISO in diversi ambiti, dalla sicurezza sul luogo di lavoro alla gestione ambientale, con evidenti vantaggi in termini di autorevolezza e affidabilità.

Le certificazioni ISO vengono rilasciate da un organismo di certificazione accreditato a livello internazionale che è tenuto a verificare la conformità dell’azienda ai requisiti. Questa operazione può avvenire tramite colloqui con il personale, osservazione diretta dei processi aziendali e analisi di documenti forniti dalla stessa impresa.

In generale, l’attestazione viene rilasciata per un periodo di 3 anni, e va rinnovata tramite un processo di revisione. Il rispetto degli standard, però, può anche essere verificato attraverso delle ispezioni di follow-up eseguite dall’ente certificatore.

Quali sono le principali certificazioni ISO?

Quando si parla di qualità dei sistemi di gestione dei processi aziendali, si fa riferimento a uno degli standard ISO più diffusi tra le imprese: la certificazione ISO 9001. Questo documento attesta la qualità dei prodotti e dei servizi forniti dall’azienda, nonché dei suoi processi interni, secondo uno standard riconosciuto a livello globale.

Ma ci sono anche certificazioni ISO per la responsabilità sociale delle imprese, per il controllo della filiera alimentare e per la qualità del software.

Le certificazioni ISO più comuni sono:

• certificazione ISO 9001 - Sistemi di gestione per la qualità: è applicabile a qualsiasi organizzazione, pubblica o privata, e attesta il rispetto degli standard finalizzati a migliorare l’efficacia dei processi aziendali e dell’erogazione dei servizi, nonché a migliorare la soddisfazione dei clienti;
• certificazione ISO 45001 - Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro: stabilisce gli standard minimi per la sicurezza dei lavoratori e un sistema di parametri pensato per migliorare la sicurezza dei dipendenti, aumentare il loro benessere e ridurre i rischi operativi grazie a migliori politiche di prevenzione;
• certificazione ISO 14001 - Sistemi di gestione ambientale: è una certificazione di processo che attesta che l’azienda ha un sistema di gestione adeguato a monitorare l’impatto ambientale delle sue attività ed è impegnata nel miglioramento continuo di questo sistema;
• certificazione ISO 27001 - Sistemi di gestione della sicurezza dell'informazione (SGSI): è applicabile a diversi settori industriali e commerciali, e certifica che i dati e le informazioni sensibili dell’azienda sono protetti, assicurandone l'integrità, la riservatezza e la disponibilità. Per ottenere questa certificazione è necessario superare un audit che include 133 “controlli”;
• certificazione ISO 22000 - Sistema di Gestione di sicurezza alimentare: è uno standard applicato su base volontaria dagli operatori del settore alimentare che armonizza i diversi standard internazionali in materia di sicurezza alimentare e Analisi dei Pericoli e Controllo dei Punti Critici (HACCP).

Documenti ISO: quali sono quelli obbligatori?

Gli standard ISO, abbiamo visto, possono riguardare i più diversi ambiti di applicazione. La lista dei documenti da presentare per ottenere la certificazione, quindi, può essere molto variabile. 

Se ci si candida per l’ISO 14001, per esempio, sarà necessario produrre documenti che descrivano nel dettaglio la politica ambientale dell’impresa e la valutazione dei rischi ambientali. Per ottenere l’ISO 27001, invece, serviranno documenti sulla politica di controllo degli accessi, sulle procedure operative per la gestione informatica e per la continuità operativa.

Questi documenti possono essere obbligatori o facoltativi, e possono essere in qualunque formato, incluso quello elettronico. Esempi di informazioni documentate sono gli organigrammi, gli elenchi dei fornitori approvati, i manuali della qualità e i piani di collaudo e ispezione.

Per ottenere la certificazione ISO 9001:2015, per esempio, è obbligatorio presentare e aggiornare con regolarità tutti i documenti che descrivono il campo di applicazione del sistema di gestione, la politica della qualità e un piano dettagliato (con responsabilità e risorse dedicate) per il raggiungimento degli obiettivi.

Certificazioni ISO con Firma Digitale 

Le informazioni documentate ISO sono soggette a un controllo che dovrebbe garantire, tra le altre cose, l’approvazione di tutti i nuovi documenti o di eventuali modifiche a documenti già emessi, nonché la valutazione periodica di eventuali aggiornamenti o revisioni.

Inutile dire che molti di questi documenti vanno sottoscritti dall’amministratore dell’azienda o da specifiche figure tecniche di riferimento. 

Per la sottoscrizione delle informazioni documentate in formato elettronico è possibile utilizzare la Firma Digitale, che ha lo stesso valore legale della firma autografa. In quanto Firma Elettronica Qualificata, infatti, la Firma Digitale garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici, permettendo di snellire i processi aziendali, inclusi quelli per le certificazioni ISO, in totale sicurezza.

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