Smart working e digitalizzazione: come firmare un contratto a distanza

Come firmare un contratto digitale? Tutto su validità legale, normativa e le varie tipologie di firma “a distanza”

Il ricorso a modalità di interazione digitale ha visto una rapida evoluzione in seguito alle necessità imposte dalla pandemia di Covid-19: l’esigenza di mantenere il distanziamento sociale ha di fatto richiesto un'accelerazione nel processo di digitalizzazione del Paese.

Siamo ormai nell’epoca dello smart working, e può capitare di dover interagire con un ufficio che non operi in presenza, per un motivo o per un altro. Può trattarsi di dover rinnovare l’assicurazione auto, di firmare un nuovo contratto di lavoro oppure di voler sottoscrivere un contratto di qualunque tipo: in ogni caso, per firmare un contratto a distanza con la certezza che questo abbia validità legale, è necessario seguire alcune indicazioni.

Firmare un contratto online

Quando si tratta di firmare un contratto online, l’elemento chiave di ogni possibile controversia o perplessità risiede nella validità legale della firma del documento. 

Esistono oggi diversi strumenti tecnologici che consentono di firmare un contratto online che sia valido legalmente, ed esistono delle specifiche normative che regolano la firma remota dei contratti in Italia.

Vediamo quindi come firmare un contratto a distanza, quali sono i tipi di firma digitale che consentono la validità legale del documento e come funzionano.

Come firmare un contratto a distanza

Le nuove modalità di lavoro agile hanno favorito il diffondersi dei contratti digitali, che vengono cioè legalmente stipulati a distanza, dall’inizio alla fine, senza che le parti siano fisicamente presenti nel momento della firma. 

Ciò è possibile grazie alla Firma Elettronica Qualificata (FEQ), che consente di apporre una firma legalmente valida a qualunque documento digitale secondo la più recente normativa europea ed italiana. 

È bene ricordare sin da subito che l’uso, piuttosto diffuso, di firmare documenti a distanza stampando e scansionando i fogli firmati non significa firmare un documento digitalmente: in quel caso, seppur a distanza, viene riprodotto il supporto fisico eliminato in termini nel concetto di “digitale”. 

I documenti firmati in tal modo, a differenza di quelli firmati digitalmente, sono esposti agli stessi rischi di falsificazione di cui può essere oggetto un documento cartaceo di cui si perdono, ad un certo punto della trattativa, le tracce.

I modi per firmare un contratto online

Come firmare digitalmente un contratto, quindi? Le modalità più utilizzate sono essenzialmente tre:

• Firma digitale: esistono diversi tipi di firma elettronica, ma non tutti in grado di garantire piena validità legale ad un documento; la FES, Firma Elettronica Semplice, si può usare per firmare documenti come bolle di trasporto o ordini, ma non è adatta a firmare un contratto di lavoro;
• Firma con SPID: nel 2020 il CAD, Codice per l’Amministrazione Digitale, ha inserito lo SPID tra i dispositivi che hanno, nella sottoscrizione elettronica dei documenti informatici, la stessa validità legale della firma autografa così come definito nell’articolo 2702 del codice civile;
• Firma remota con OTP: le aziende che vendono i propri servizi su base contrattuale, come le assicurazioni RC Auto o le compagnie telefoniche, hanno preso ad usare una modalità di firma “remota” che non prevede l’uso di una propria firma certificata, ma genera automaticamente una firma “remota” usa e getta, che può essere usata per firmare i contratti commerciali e simili. Come vedremo più avanti, è un tipo di FEA (Firma Elettronica Avanzata).

Vediamo quindi nel dettaglio cosa stabiliscono le norme sin qui citate in merito alla firma digitale dei documenti trasmessi digitalmente.

Firmare un contratto con firma digitale

Le norme che regolano la validità legale di un documento informatico afferiscono in primo luogo all’art. 2702 del Codice Civile, “Efficacia della scrittura privata”, e all’eIDAS, l’electronic IDentification Authentication and Signature, il regolamento Regolamento UE n. 910/2014 sull’identità digitale.

Questo trova espressione in Italia nel CAD, Codice per l’Amministrazione Digitale, che all’articolo 20 stabilisce che un documento digitale acquisisce la validità legale prevista dall’articolo 2702 del codice civile 

“previa identificazione informatica del suo autore attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità, e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore”.

Il 26 Marzo 2020 l’AgID ha adottato le linee guida stabilite dall’articolo 71 del CAD per la sottoscrizione elettronica dei documenti, inserendo tra le modalità di firma digitale quella effettuata con SPID, il Sistema Pubblico di Identità Digitale nato per comunicare online con i servizi della Pubblica Amministrazione.

Validità legale dei contratti firmati digitalmente

I sistemi legalmente riconosciuti per firmare digitalmente un documento sono quindi la Firma Elettronica Avanzata (FEA), la Firma Elettronica Qualificata (FEQ) ed il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID).

Quanto alla Firma Elettronica Semplice (FES), questa è considerata la tipologia di firma elettronica più debole a livello normativo; il Regolamento eIDAS la definisce come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

L’identificazione si riferisce qui in generale all’inserimento di un codice PIN o di una password, o a qualunque altro dispositivo che possa verificare l'identità del firmatario. La FES non è valida ai fini della firma di un documento informatico che abbia valore legale, ma può essere usata tranquillamente, per esempio, per firmare documenti commerciali.

FEA, Firma Elettronica Avanzata

La FEA assolve alle stesse funzioni della firma autografa, nel pieno rispetto del citato articolo 21 del CAD.

Si dice avanzata la firma che consente l’identificazione univoca del firmatario, in grado di garantirne l’identificazione anche in caso di successiva modifica; un esempio è la firma grafometrica, quella che si appone sul dispositivo digitale in banca o quando si riceve una raccomandata A/R. 

Altro esempio di FEA è la firma remota con OTP, in cui la firma consiste in una telefonata oppure nell’inserimento di un codice OTP ricevuto tramite SMS dal firmatario, che ne garantisce l’identità.

SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale

Come anticipato sopra, anche SPID può essere utilizzato per firmare digitalmente un documento informatico, con la medesima validità legale della firma autografa. Tale estensione rientra nel rapido processo di digitalizzazione che si è reso necessario parallelamente allo sviluppo di forme di lavoro agile, o “smart”.

Firmare un documento con SPID implica l’uso delle stesse credenziali che si utilizzano per interagire con i servizi online della Pubblica Amministrazione, con l’app IO o con il portale dell’INPS. 

FEQ , Firma Elettronica Qualificata

Una firma si chiama qualificata quando sia certificata da parte di un’autorità titolata ad associare univocamente la firma al documento d’identità del firmatario. 

Tra le FEQ c’è la firma digitale, quella tipologia di firma “a distanza” generalmente associata a dispositivi come lettori e smartcard. 

La firma digitale è definita come “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche”, una pubblica e una privata, che consentono di verificare la provenienza e l’integrità dei documenti firmati e trasmessi digitalmente.

Esistono oggi firme digitali con kit, con lettore di smart card o usb, e firme digitali remote, che si utilizzano tramite software o app dedicati. Un'evoluzione, quest’ultima, che consente di firmare ogni tipo di documento, con la medesima validità della firma autografa apposta in presenza, senza neanche la necessità di acquistare un dispositivo fisico.

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